電話に出ない人がいる!会社の電話を積極的に取ってもらう方法とは?

電話応対 仕事

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「新入社員が電話に出たがらなくて困っている」

「会社で電話に出るのが苦手だから何とかしたい」

 

と悩んではいませんか?

どうすれば若手に積極的に電話を取ってもらえるのでしょう?

この記事では、電話を取りたがらない社員の心理について解説します。

 

頑に電話に出ない事務員がいる…なぜ出ない?

悩む先輩

電話が頻繁にかかってくる部署であっても、電話になかなか出たがらない人がいます。

なぜ電話に出ようとしない人がいるのでしょうか?

 

多くの会社では、新入社員に電話応対を積極的に行わせてます。

これは、電話に出ることで、取引先や社内の担当者を早く覚えられるということと、ビジネスマナーや報・連・相の基本を身に付けられるためです。

しかし、若手社員の多くが電話に出ることに慣れていません

 

特に少数で仕事をしている会社や部署ですと、先輩社員は来客応対や打ち合わせで忙しく、新入社員に電話応対を教える時間が十分に取れない場合があります。

そうなると、新入社員は怖気づいてしまい、なかなか電話に出られなかったり、先輩など他の誰かが取ってくれるのを待ってしまうという事態になってしまうことがあります。

 

また、そのまま特に誰も注意せず、他の人が電話に出るようになってしまうと、

 

自分がやらなくても他の誰かがしてくれるだろう

 

という心理が働くようになり、入社から数ヶ月、そして数年経過しても電話に出ない傾向になってしまう可能性があります。

 

実際私がいた会社にも、電話を取ろうとしない先輩社員がいて、課長がいつも「新入社員の頃にもっと厳しく教育しておくんだった…」とボヤいているのを聞いたことがあります。

 

そう思うと、新入社員の頃の教育って本当に大事です。

 

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電話に出ないのは若手に多い…どうすれば積極的に出てくれる?

先輩社員

会社で電話に出ない人は若手に多いです。

先ほど申し上げたように、やはり「電話に慣れていないから」という理由が挙げられます。

 

会社で電話をすることと、プライベートで電話をすることは違います。

会社で電話を取る場合は、プライベート以上に敬語に気を使わなければなく、重要な事項を漏らさずに聞き取らなければなりません。

 

会社で電話を取ることは、とてもプレッシャーでストレスのかかることなのです。

 

では、どうすれば若手は積極的に電話に出てくれるようになるのでしょうか?

それには、いくつかのポイントがあります。

 

電話に出て最初に言う言葉を決めておく

いきなりかかってきた電話に出たはいいものの、頭が真っ白になってしまうと言う経験は新人の頃にはよくあることです。

そのようなことを防ぐためには、予め出だしのフレーズを決めてあげましょう

 

例えば、

  • お電話ありがとうございます。〇〇株式会社の□□です。

と電話がかかってきたら言うということを、決めておくのです。

 

そして、よく使うフレーズを付箋に書いて見えるところに貼っておきましょう

 

  • 大変恐れ入りますが、ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか。
  • かしこまりました。
  • 申し訳ございません。〇〇はただ今席を外しております。
  • もう一度お掛け直しいただいてもよろしいでしょうか。

 

など、プライベートでは使い慣れないフレーズを書き出して、目で見て口に何回も出して、覚えさせるようにすると良いでしょう。

 

メモを取るようにする

メモを取ることで、大事なことを聞き逃すと言うことは少なくなるでしょう。

もし、あやふやなところがあったり、聞き逃してしまったりした箇所がある時は、

 

  • 恐れ入りますが、もう一度よろしいでしょうか。
  • 大変申し訳ありませんが、〇〇ということでお間違いないでしょうか。

 

などと言って確認するように促しましょう。

 

新人の時は、聞き返すことが恐怖に感じるかもしれませんが、確実な情報を伝えることの方が大切です。

複雑な情報の場合は、書いたメモをもう一度自分で整理し直して、上司や先輩に言葉だけではなくメモと一緒に渡すようにしてもらうなど、工夫すると良いでしょう。

 

電話応対のルールを決めておく

  • 電話に出るのは新入社員の仕事
  • 新入社員が電話に出るまで誰も取らない
  • 複雑な案件の時は交代する

 

こうしておけば、新入社員は自分が電話に出るまで鳴り続けるわけですから、「放っておいても他の誰かが出てくれる」とはならないでしょう。

もちろん、新入社員の手が塞がっている時はヘルプしてあげて下さい^^

電話が掛かってくる度に手が塞がっているフリをしたり、ワザと聞こえない振りをするのは問題ありですが…(;´Д`)

 

また、万一難しい電話でわからないことがあっても、代わって貰えるという安心材料があれば、怖気ずにきちんと電話応対ができるようになるはずですよ。

 

できれば、新入社員の隣には常時在席している先輩社員を配置して、電話応対で困った際にすぐヘルプ出来るようにしておくと、若手の心理負担も減らせるので、おススメです。

 

まとめ

プライベートと会社では、電話のマナーが違います。

従って、若手の場合は電話になかなか出たくないと言うことがあります。

 

若手が電話に出るようになるためには電話に出ることにまず慣れることが大切です。

最初は緊張してしまうかもしれませんが、言うことを予め考えておいて、イメージトレーニングや声出しの練習をすることで、克服することが出来ます。

 

また、電話がかかってきたら必ずメモをとることで、他の社員との情報共有を確実にすることもできます。

 

電話応対は慣れです!

たくさん出れば出る程、緊張しなくなりますし、自信が付きます。

電話応対をしない社員がいる時は、根気よく教育してみましょう。

 

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